Робота HR-а з електронною поштою у 2020 році + анти-чек-лист

Кожного дня рекрутери та HR-и працюють з електронною поштою. Вони відправляють листи кандидатам, відповідають на їх повідомлення, роблять корпоративну розсилку і т.д. Щоб не потрапляти в спам, важливо знати деякі особливості, про які ми сьогодні поговоримо в статті. Також команда Hurma підготувала для вас анти-чек-лист: 9 способів потрапити в спам. 

Топ сервісів електронної пошти

Щоб вам було зручно користуватися електронною поштою, важливо підібрати відповідний сервіс.

Gmail

Один з найпопулярніших провайдерів електронної пошти. У 2020 році, кількість користувачів поштового сервісу Gmail складає 1.8 мільярдів. Розробка Google подобається користувачам завдяки зручному інтерфейсу та автоматичній фільтрації листів за трьома категоріями: промоакції, соцмережі, важливе. 

У Gmail є блокування небажаних листів та 15 GB хмарного сховища і це безкоштовно. 

Outlook

Поштовий сервіс від ще одного світового гіганта – Microsoft з 400 мільйонами користувачів. В Outlook є календар, фільтр повідомлень та інтеграція із наступними додатками: Skype, Facebook, PowerPoint, PayPal, Trello.

У сервісу простий інтерфейс – папки та інструменти знаходяться ліворуч, панель попереднього перегляду – праворуч. 

Yahoo Mail

Один із найголовніших конкурентів Gmail. Поштовим сервісом Yahoo Mail користується 225 мільйонів людей. Це зовсім не дивно, оскільки об'єм сховища в Yahoo Mail – 1 терабайт.

В сервісі є блокування спаму та можливість самостійно обрати дизайн інтерфейсу. Пошта Yahoo дає можливість швидко знаходити фотографії, відео та документи, які ви отримували чи відправляли в листах. 

Email-розсилка: кому й навіщо потрібна

Рекрутинг

Email-розсилка – є чудовим методом, щоб підтримувати контакт навіть з тими, для кого у вас поки немає пропозицій по роботі. Запропонуйте їм підписатися на вашу розсилку та відправляйте корисні статті та списки з новими вакансіями. 

Які ще листи відправляють кандидатам? Повідомлення з проханням ознайомитися з вакансією, лист з результатами інтерв'ю, job offer. В ньому розміщується інформація про заробітну плату, графік роботи, обов'язки на новій посаді.

HR-бренд

Розсилка новин компанії значно підвищує впізнаваність. В листах можна описувати всі заходи, що проходять в вашій компанії, запрошуючи кандидатів та співпрацівників на них. 

На сайті компанії можна розмістити форму швидкої підписки на розсилку, в якій користувачі залишать свої дані.

Коли ви відправляєте підписникам корисний контент з новинами компанії, списком вакансій, ви не тільки розвиваєте бренд роботодавця, але й залучаєте нових спеціалістів.

Корпоративна email-розсилка

За допомогою корпоративної розсилки можна проводити адаптацію новачків, вітати колег та співробітників із днем народження чи річницею роботи в компанії. 

Email-розсилки мінімізують кількість рутинної роботи HR-фахівця та полегшують процес адаптації новачка. Звичайно, розсилка не замінить живого спілкування з керівником та колегами, але частину інформації зручніше передавати в електронному вигляді. Для цього можна створити декілька welcome-листів.

Що відправити новачку в розсилці?

1. Перший етап – відправлення офферу.

2. За день до початку роботи, можна відправити співпрацівнику повідомлення з детальним описанням організаційних моментів: що взяти з собою, де можна пообідати, тощо.

3. В день виходу на роботу, відправте доброзичливе привітання, опишіть завдання, розкажіть про команду, з якою новачок буде працювати. Паралельно, можете відправити всім колегам новину про нового співробітника та розповісти про його хобі та захоплення. 

4. Відправте новачку інформацію щодо компанії, її корпоративної культури та традицій в колективі. 

Співробітникам можна відправляти інформацію про зміни в компанії, новини, привітаннях і нові проєкти.

Відстежування відкриття листів

Open rate (показник відкриття листів) – один із найважливіших факторів для оцінювання ефективності email-розсилки. Якщо ви відправляли 1000 листів, а відкрили їх лише 10 користувачів, open rate – 0.1% і це дуже мало. 

Щоб дізнатися, скільки людей відкрило ваші листи, використовуйте плагіни для email, наприклад Mailtrack або ж ContactMonkey. Працюють ці плагіни за двома методами.

1. Вставка однопіксельного зображення

Плагін вставляє в лист прозоре зображення розміром 1х1. Коли користувач відкриває повідомлення, на сервер надходить сповіщення, завдяки чому можна відстежити який лист був прочитаний.

2. Перехід за посиланням

У листі розміщується посилання зі спеціальним кодом. Всі переходи по ньому відображаються на сервері. Завдяки коду можна зрозуміти з якої розсилки до вас прийшов користувач. Метод переходу по посиланнях відмінно доповнює перший спосіб зі вставкою картинки. Якщо картинку не відкривали, статистику доповнюють переходи за посиланнями.

Як не потрапити в спам?

Всі старання над створенням маркетингової стратегії, дослідженням і сегментуванням ЦА, створенням цікавого тексту та дизайну не принесуть користі, якщо ваша розсилка потрапляє в спам.

Поштові провайдери використовують антиспам-фільтри, щоб уберегти користувачів від шахраїв.

Щоб перевірити, чи може ваш лист потрапити в спам, використовуйте спеціальні сервіси. Наприклад, mail tester. Цей сервіс оцінить репутацію вашого домену і визначить рівень спаму в розсилці.

Також для перевірки спамності є сервіс Spamassassin. Він перевіряє зміст розсилки та виставляє бали. 0-4 бали – ваше повідомлення дійде до одержувача, 4-6 – ви маєте шанс потрапити в спам, від 6 – лист одразу потрапляє в спам.

Крім цього, якщо ви не хочете потрапити в спам, важливо перевіряти зміст листа. Для цього ми підготували анти-чек-лист.

Анти-чек-лист: 9 способів потрапити в спам

1. УВАГА!!! Обов'язково пишіть назву через Caps Lock, додайте, будь ласка, більше окличних знаків (!!!!!!). Нехай всі почують віртуальний крик.

2. Суперсимволи. Додайте креативу й запишіть текст не стандартним шрифтом, а з заміною символів: SупеR пр0п03ицІR, тощо  – безкоштовний квиток в спам.

3. Відразу до справи. У заголовку використовуйте всі заклики до дії: «Купуй», «Забирай приз», «Замовляй у нас», «Приходь».

4. Без слів. До чого взагалі текст? Замініть його мотиваційними зображеннями.

5. Режим інкогніто – вкл. Не вказуйте в листі свою поштову адресу та назву компанії, цю інформацію повинні отримувати лише обрані.

6. Залишайте читача без вибору. Не вказуйте в повідомленні, де можна відписатися від розсилки.

7. Мені важкий лист, будь ласка. Спам-фільтри точно помітять повідомлення розміром 2-3 МБ.

8. Нагадуйте про себе! Надсилайте листи щодня, щоб про вас не забули, в першу чергу, спам-фільтри.

9. Стоп-слова! Використовуйте в повідомленні якомога більше стоп-слів:

• купити, замовити;
• додатковий заробіток, легкі гроші;
• відкрий свій бізнес, фріланс, сам собі керівник;
• гроші, долари, готівка, супер дохід;
• 100% найнижчі ціни;
• знижки, новинки, інвестиції в майбутнє;
• не видаляйте, терміново, вигідно.

Це лише мала частина стоп-слів, але якщо їх використовувати в листі – путівка в спам забезпечена.

HR-фахівці та електронна пошта

Ми сподіваємося, що наша стаття допоможе вам вибрати для себе оптимальний поштовий провайдер та налаштувати email-розсилку, яка не потрапить в спам, а залучить до вашої компанії нових фахівців.

• Підбір персоналу